Personalakte: Bekomme ich Einsicht?

Montag, 04.09.2017

Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht auf Einsicht ihrer Personalakte. Sie dürfen dieses Recht auch während ihrer Arbeitszeit ausüben. Es besteht selbst in dem Fall fort, dass das Arbeitsverhältnis bereits beendet wurde.  

Welche Daten der Arbeitgeber erheben und sammeln darf, ist in §32 des Bundesdatenschutzgesetzes geregelt. Die Unterlagen in der Personalakte müssen in jedem Fall im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen. Die Papiere sind (auch in digitaler Form) streng vertraulich zu behandeln.

Dürfen Dritte die Akten einsehen?

Betriebsfremden ist eine Einsicht in Personalakten nicht gestattet. Auch Kollegen dürfen weder Zugriff erhalten noch über die Inhalte aus fremden Personalakten informiert werden.

Mitarbeitern der Personalabteilung ist der Zugriff erlaubt, sofern er im Rahmen der Tätigkeit erforderlich ist. Arbeitgeber und Arbeitnehmer besitzen das Recht, die Akte vollständig einzusehen. Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist dabei allerdings so klein wie möglich zu halten.   

Dürfen Arbeitnehmer ihre Akte in Begleitung einsehen?

Wird die Personalakte vor dem Hintergrund eines Streitfalls oder einer arbeitsrechtlichen Maßnahme eingesehen, wünschen sich viele Arbeitnehmer anwaltliche Begleitung. Diesem Wunsch muss der Arbeitgeber nur zustimmen, wenn er die Erstellung von Kopien aus der Personalakte ablehnt – was sein gutes Recht ist.

Lässt er es allerdings zu, die Daten zu kopieren, kann er dem Anwalt die Begleitung verweigern. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (9 AZR 791/14).    

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